10 Fehler, die Sie bei der Messeplanung vermeiden sollten

Fehler Messeplanung

Die Teilnahme an einer Messe ist immer eine Herausforderung. Es muss einiges beachtet werden – auch das, was auf den ersten Blick nicht offensichtlich scheint. Es kann somit beim Planen eines Messeauftritts und auch am Tag der Messe selbst einiges schiefgehen. Um Sie vor ein paar Missgeschicken zu bewahren, haben wir hier zehn Fehler aufgelistet, die Sie vermeiden sollten.

 

1. Hotel auf den letzten Drücker buchen

Denken Sie daran Ihr Hotelzimmer oder jegliche andere Unterkunft früh genug zu buchen. Denn andernfalls stehen Sie ganz ohne Unterkunft da, oder Sie müssen eine absurd hohe Summe aufbringen. Es sollte Ihnen bewusst sein: Je größer die Messe, desto höher die Preise und auch die Nachfrage nach Hotelzimmern. Da ist es nicht ungewöhnlich, wenn die Zimmerpreise sich vervielfachen. Die Preise für Doppelzimmer die außerhalb der Messezeiten 80 € die Nacht kosten können bis auf 250 € pro Nacht – oder mehr – steigen, damit sollten Sie rechnen.

 

2. Visitenkarten zu spät bestellen

Messen dienen unter anderem, dem Kontakte knüpfen mit potenziellen Geschäftspartnern. Wer keine oder zu wenige Visitenkarten parat hat, verspielt sich hier die Chance neue Kunden und Aufträge zu ergattern. Denn kein Messebesucher hat die Zeit und auch die Lust, sich all Ihre Kontaktdaten aufzuschreiben, so gerät Ihr Angebot oder auch Ihr Name schnell in Vergessenheit. Bestellen Sie rechtzeitig und ausreichend Visitenkarten für Ihre Mitarbeiter, denn jeder Mitarbeiter trägt dazu bei, Ihr Unternehmen vor zukünftigen Kunden zu präsentieren.

 

3. Packlisten nicht geschrieben

Es gibt so viel woran Sie denken müssen und auch so viel, dass Sie vergessen können. Egal ob es sich dabei um Klebeband, Kabel, Werbegeschenke oder auch Visitenkarten handelt. Entwerfen Sie im Vorauf eine Packliste, auf der Sie wirklich alles festhalten was Sie für Ihren Messeauftritt. Schreiben Sie jegliches Detail auf, auch wenn es Ihnen noch so selbstverständlich erscheint. Solche Dinge vergisst man schließlich am ehesten. Und wenn ein Utensil doch noch fehlt, so zögern Sie nicht an anderen Ständen oder aber bei den Messetechnikern und Verantwortlichen der Messe nach Hilfe zu fragen.

 

4. Handling Ihrer Exponate nicht vorab koordiniert

Oftmals muss vieles noch vor Ort aufgebaut werden. Verzichten Sie nicht auf ausreichend Aufbauhelfer – lassen Sie sich von Ihrem Messe Dienstleister unterstützen. Wir können Transport und Anlieferung, Leerguthandling, Stapler und Rückführung. Verschonen Sie sich mit zusätzlichem Stress und heben Sie sich diese Kraft lieber für den Messetag auf.

 

5. Namensschilder nicht verfügbar haben

Die Zugehörigkeit zu einem Stand sollte direkt erkennbar sein, so sparen Sie sich unangenehme Fragen und es kann direkt mit dem Wesentlichen angefangen werden. Versehen Sie jeden Mitarbeiter vorab mit Namensschildern.

 

6. Parkplatzsituation einfach abwarten

Bezüglich der Parkplatzsituation sollten Sie sich vorbereiten, um auf keine bösen Überraschungen zu treffen. Klären sie vorab die besten An- und Abreisezeiten, sowie die Parkplatzsituation, damit Sie rechtzeitig am Stand sein können. Planen Sie ebenfalls genug Zeit ein, denn bei Messen ist ein großer An- und Abreiseverkehr, was zu Verzögerungen führen kann.

 

7. Sicherheitsbestimmungen unbeachtet lassen

An die Sicherheitsbestimmungen einer Messe wird oft erst sehr spät oder gar nicht gedacht. Informieren Sie sich vor dem Messetag dringend über die Sicherheitsbestimmungen, um sich unnötigen Stress zu sparen. Gegenstände können vom Sicherheitspersonal abgenommen werden. Daher lassen Sie alle unnötigen und gefährlichen Gegenstände zu Hause. So kann es am Eingang zu keinen unnötigen Verzögerungen und Streitereien führen.

 

8. Am Abend vorher noch einen trinken gehen

Solch ein Messetag darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Bedenken Sie, dass Sie bis zu 12 Stunden stehen, reden und sich konzentrieren müssen. Kümmern Sie sich daher auch um genug Wasser für Ihre Mitarbeiter an Ihrem Stand. Seien Sie fit und ausgeschlafen, denn es könnte ein langer Tag werden.

 

9. Kein Platz für Privatsachen

Portemonnaie, Handy, Jacke, Verpflegung: auch diese persönlichen Dinge müssen irgendwo verstaut werden und dürfen nicht im Weg liegen. Denken Sie also auch an Ihre Mitarbeiter, und sorgen Sie für Stauraum, an dem Wertgegenstände sicher aufbewahrt werden können.

 

10. Zu wenig Puffer zwischen Terminen

Unterschätzen Sie die Größe einer Messehalle nicht und planen Sie genug Zeit zwischen Ihren Messeterminen ein. Denn zu Stoßzeiten verhält sich ein Messegelände wie der Straßenverkehr zum Feierabend. Gedrängel, Hektik und viele Menschen. Organisieren Sie vorab, wie Sie am besten von Halle zu Halle kommen und kalkulieren Sie immer die Strecke mit ein.

 

Wir hoffen, wir konnten Ihnen in ein paar Punkten behilflich sein und wünschen Ihnen einen erfolgreichen Messeauftritt.

 

Ihr Torsten Schäfer