Die Teilnahme an einer Messe stellt immer eine Herausforderung dar. Es gibt viele Dinge, die organisiert und beachtet werden müssen. Um Ihnen den ersten Messeauftritt oder auch weitere Teilnahmen zu erleichtern, haben wir eine Checkliste für Messen entwickelt.

  1. Rechtzeitig ein Hotel buchen

Der erste Punkt unserer Checkliste für Messen ist eigentlich naheliegend: Buchen Sie rechtzeitig ein Hotel. Oft vergessen Neulinge im Bereich Messeplanung diesen wesentlichen Punkt, da Sie mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. Dabei kommt der Hotelbuchung durchaus Bedeutung zu. Gerade bei großen Messen ist es oftmals schwer, noch freie Zimmer zu finden, wenn die Reservierungsanfrage zu spät durchgeführt wird.

  1. Visitenkarten rechtzeitig bestellten

Die Nummer zwei unserer Checkliste für Messen bezieht sich auch wieder auf zeitige Planung: Warten Sie mit dem Design und der Bestellung von Visitenkarten nicht zu lange. Visitenkarten sind auf Messen von entscheidender Bedeutung, um Kontakte knüpfen zu können. Deswegen sollten Sie hierfür dringend Pufferzeiten einplanen, falls sich Fehler einschleichen.

  1. Packlisten schreiben

Es gibt so viel, woran Sie denken müssen und auch so viel, was Sie vergessen können. Egal ob es sich dabei um Klebeband, Kabel, Werbegeschenke oder auch die bereits angesprochenen Visitenkarten handelt. Am besten erstellen Sie hierfür eine eigene Checkliste für die Messe. Dann können Sie sicher sein, dass Sie alle benötigten Gegenstände auf der Veranstaltung zur Verfügung haben.

  1. Koordinieren Sie das Handling vorab

Oftmals muss Vieles noch vor Ort aufgebaut werden. Verzichten Sie nicht auf ausreichend Aufbauhelfer, lassen Sie sich hierbei von Ihrem Messesienstleister unterstützen. Wir übernehmen mit unserer Messelogistik Transport und Anlieferung, Leerguthandling, Stapler und Rückführung. Sparen Sie sich hiermit zusätzlichen Stress und heben Sie sich diese Kraft lieber für den Messetag auf.

  1. Namensschilder nutzen

De Nummer Fünf auf unserer Checkliste für Messen bezieht sich auf Namensschilder. Die Zugehörigkeit Ihres Messepersonals zu Ihrem Stand sollte direkt erkennbar sein.

So sparen Sie sich unangenehme Fragen und es kann direkt mit dem Wesentlichen angefangen werden. Statten Sie jeden Mitarbeiter deswegen vorab mit Namensschildern aus. Zudem sollte auch seine Funktion im Unternehmen aus dem Schild hervorgehen.

  1. Parkplatzsituation abklären

Bezüglich der Parkplatzsituation sollten Sie sich vorbereiten, um auf keine bösen Überraschungen zu treffen. Klären Sie vorab die besten An- und Abreisezeiten, sowie die Parkplatzsituation, damit Sie rechtzeitig am Stand sein können. Planen Sie ebenfalls genug Zeit ein, denn bei Messen ist ein großer An- und Abreiseverkehr, wodurch es schnell zu Verzögerungen kommen kann.

  1. Sicherheitsbestimmungen unbeachtet lassen

Dieser Punkt darf bei keiner Checkliste für Messen fehlen: die Sicherheitsbestimmungen. Informieren Sie sich vor dem Messetag dringend über die geltenden Richtlinien, um sich unnötigen Stress zu sparen. Lassen Sie alle unnötigen und gefährlichen Gegenstände zu Hause. So kann es am Eingang zu keinen unnötigen Verzögerungen und Streitereien kommen.

  1. Seien Sie fit

Ein Tag auf der Messe darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Bedenken Sie, dass Sie bis zu 12 Stunden stehen, reden und sich konzentrieren müssen. Kümmern Sie sich daher auch um genug Wasser für Ihre Mitarbeiter an Ihrem Stand. Seien Sie fit und ausgeschlafen, denn es könnte ein langer Tag werden. Auch hier empfiehlt sich eine separate Checkliste für die Messe, bei der zum Beispiel Verpflegung aufgelistet wird.

  1. Kein Platz für Privatsachen

Portemonnaie, Handy, Jacke, Verpflegung: auch diese persönlichen Dinge müssen irgendwo verstaut werden und dürfen nicht im Weg liegen. Denken Sie also auch an Ihre Mitarbeiter, und sorgen Sie für Stauraum, an dem Wertgegenstände sicher aufbewahrt werden können.

  1. Zu wenig Puffer zwischen Terminen

Ebenfalls ein Klassiker für Checklisten für Messen: zu wenig Zeit: Unterschätzen Sie diesbezüglich nicht die Größe einer Messehalle planen Sie genug Puffer zwischen Ihren Messeterminen ein. Denn zu Stoßzeiten verhält sich ein Messegelände wie der Straßenverkehr zum Feierabend: Gedrängel, Hektik und viele Menschen. Organisieren Sie vorab, wie Sie am besten von Halle zu Halle kommen und kalkulieren Sie immer die Strecke mit ein.