Der Termin für Ihre Messe steht fest. Jetzt stehen im Rahmen der Messeplanung die Planung und Konzeption Ihres Messestands und vieler weiterer Dinge an. Hierbei gilt die Devise: Je früher desto besser. Machen Sie sich vorab eine To-Do-Liste und erstellen Sie einen Zeitplan, indem Sie festhalten, welche Aufgaben, bis wann abgearbeitet sein müssen. Bilden Sie hierzu am besten ein internes Kompetenzteam für Ihre Messeplanung. Diese Mitarbeiter können sich verstärkt, um die zeitintensive Vor- und Nachbereitung der Messe kümmern.

Messeplanung – Erste Schritte

Am Anfang der Messeplanung sollten Sie sich Gedanken darüber machen, was Sie mit Ihrem Messeauftritt erreichen möchten. Setzen Sie hierzu Schwerpunkte für Ihre gewünschte Firmendarstellung. Beispielsweise ist ein Standkonzept zur Präsentation von großen Exponaten funktionaler ausgerichtet als die Umsetzung einer reinen Imagekampagne. Für letztgenanntes Vorgehen benötigen Sie zum Beispiel einen Loungebereich, ein Catering sowie Versorgungs- und Lagerfläche.

Messeplanung – Was ist beim Messestand zu beachten?

Ist die grundlegende Basis der Messeplanung geschaffen, geht es in die nächste Entscheidungsphase: Sie benötigen einen Messestand. Aber was genau für einen Stand? Wie groß muss er nun sein? Was muss der Messestand alles können? Messestand kaufen oder mieten, benötigen Sie einmalig einen Stand oder sind zukünftig weitere Messen geplant, so dass sich eine Investition in einen eigenen Messestand lohnt?

Und die wohl wichtigste Frage – Wer ist der richtige Ansprechpartner für die Auswahl des Standsystems und den Bau meines Standes? Versuchen Sie alles zentral aus einer Hand zu koordinieren – Gestaltung, 3D-Visualisierung, technische und organisatorische Umsetzung. So behalten Sie Ihre Budgetplanung im Griff.

Messeplanung – Umsetzung des Konzepts

Steht das Standkonzept, so beginnt der Kampf mit der Ausstellerservicemappe. In diese integrieren Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrem Messeauftritt für Ihre Besucher. Danach müssen Sie noch Baugenehmigungen einholen, Versorgungsaufträge für Strom und Standreinigung fertigstellen und Abstimmungen mit Nachbarständen tätigen. Für Ihren Messebauer ist es Tagesgeschäft, für Sie bleibt es ein Bürokratiekampf. Deswegen unterstützen wir Sie gerne bei der Messeplanung.

Messeplanung – So machen Sie auf die Messe aufmerksam

Unser Tipp zum Schluss: Laden Sie Ihre Kunden per Email zur Messe ein. Weisen Sie auf Messerabatte und interessante Sonderaktionen hin. Bieten Sie Gesprächstermine an, verbunden mit einem Voucher. Auch die Social-Media-Kanäle und Ihre Emailsignatur sollten auf die Messe hinweisen. Vor Ort hilft es auch oft, wenn Sie clevere Werbemittel für Standbesucher bereithalten, um Ihren Stand attraktiver zu machen. Diese sollten in Ihrem Corporate Design gehalten sein.

Als erfahrener Messebauer übernehmen wir für Sie alle Aspekte der Messeplanung und unterstützen Sie bei der Umsetzung. Nehmen Sie gerne zu uns Kontakt auf.